Autoliquidação B2B Intracomunitária: VIES, M16 e M40
Como faturar a empresas de outros países da UE sem IVA: validação no VIES, o código certo para bens e para serviços, a menção obrigatória e a declaração recapitulativa.
Uma empresa alemã compra-te 2.000 € de produto. Pede fatura com o NIF dela. Cobras IVA?
Não — desde que consigas provar que ela é mesmo um sujeito passivo registado noutro Estado-membro. Chama-se autoliquidação (reverse charge): o IVA não desaparece, muda de mãos. Quem o liquida e deduz é o comprador, no país dele.
A palavra-chave é provar. Não é "o cliente escreveu um número no checkout".
A sequência, e o passo que ninguém pode saltar
Autoliquidação intracomunitária: cinco passos, e o segundo é o que ninguém pode saltar.Passo 1 — O NIF tem de vir com o país
Um NIF intracomunitário traz o prefixo do país: ES para Espanha, FR para França, DE para a Alemanha. B12345678 sozinho não chega; ESB12345678 é que é o número.
Muitos checkouts recolhem o número sem prefixo, porque o campo foi pensado para clientes portugueses. Se vais vender a empresas da UE, o campo tem de aceitar e guardar o prefixo.
Passo 2 — VIES, e só VIES
O VIES é o sistema europeu de validação de números de IVA. É o único sítio onde se confirma que aquele número existe, está ativo e pertence a um sujeito passivo registado para operações intracomunitárias.
Três respostas possíveis, três consequências diferentes:
| Resposta do VIES | O que significa | O que fazer | |---|---|---| | Válido | O número existe e está registado para operações intracomunitárias | Emitir a 0 %, com autoliquidação | | Inválido | O número não existe, ou não está registado no VIES | Tratar como consumidor: cobrar IVA (OSS ou taxa portuguesa) | | Serviço indisponível | O sistema do país não respondeu | Não decidir. Esperar e voltar a tentar |
O terceiro caso é o traiçoeiro. "Não respondeu" não é "inválido" nem "válido", e tratá-lo como qualquer um dos dois emite um documento que pode estar errado. O correto é segurar a emissão e repetir a validação — os serviços nacionais do VIES caem com frequência e voltam sozinhos.
O VIES não serve para clientes portugueses. Uma empresa portuguesa a comprar a outra empresa portuguesa é uma operação interna: leva IVA português normal. E muitos NIFs portugueses nem sequer aparecem no VIES, porque só lá estão os que estão registados para operações intracomunitárias.
Passo 3 — O código: M16 para bens, M40 para serviços
É aqui que a maioria das configurações erra.
| Vendes | Base legal | Código | Menção típica |
|---|---|---|---|
| Bens para empresa da UE | Artigo 14.º do RITI | M16 | IVA — autoliquidação |
| Serviços para empresa de outro país | Artigo 6.º n.º 6 a) do CIVA, a contrário | M40 | IVA — autoliquidação |
Os dois saem a 0 % e os dois levam a menção de autoliquidação, mas a base legal é diferente e o SAF-T distingue-os. Se vendes produto físico, é M16. Se vendes acesso, consultoria, licenças, formação, é M40.
Um catálogo misto precisa de distinguir linha a linha — não há um código que sirva para os dois.
Passo 4 — A menção tem de estar no documento
A fatura tem de conter a expressão "IVA — autoliquidação" (ou, se for emitida em inglês, "VAT — reverse charge"), e o NIF do comprador com prefixo tem de ser visível no documento.
Uma fatura a 0 % sem NIF do comprador e sem menção não se defende numa inspeção, mesmo que a venda tenha sido perfeitamente legítima. O documento tem de contar a história sozinho.
Passo 5 — A declaração recapitulativa
Esta é a parte que muita gente descobre tarde: as transmissões intracomunitárias têm de ser declaradas numa declaração recapitulativa, além de irem na declaração periódica.
- Entrega-se no Portal das Finanças, com o NIF de cada cliente e o total por cliente no período.
- A periodicidade (mensal ou trimestral) segue o teu regime de IVA e o volume das operações.
- O prazo é o dia 20 do mês seguinte ao período.
O que declaras aqui tem de bater certo com o que o teu cliente declara do outro lado. É exatamente esse cruzamento que faz nascer as cartas da AT quando um NIF está errado.
Erros frequentes
- Aceitar o número sem validar. É o erro que custa dinheiro: se o número não era válido, o IVA era devido e és tu que o pagas, com juros.
- Validar uma vez e nunca mais. Um NIF válido em janeiro pode estar cancelado em setembro. Para clientes recorrentes, a validação é por venda.
- M16 em serviços. Base legal errada no SAF-T. Sai a 0 % à mesma, o que faz o erro passar despercebido durante anos.
- Autoliquidação a um consumidor. Uma pessoa singular francesa não faz autoliquidação nenhuma, tenha ou não escrito qualquer coisa no campo do NIF. Essa venda é OSS.
- Esquecer a recapitulativa. A fatura ficou certa e a declaração ficou por entregar.
Como o Rioko ajuda
No Rioko, a autoliquidação não é uma caixa que se liga por cliente: é o resultado de uma verificação. O NIF do comprador é validado no VIES na altura da venda, e o regime só muda quando o VIES confirma.
Quando o VIES não responde, a venda fica pendente em vez de ser emitida a adivinhar — e volta a ser tentada sozinha. É a diferença entre uma fatura atrasada meia hora e uma fatura errada para sempre.
O código sai da natureza do que vendes, e a menção legal acompanha o documento. Se ainda não configuraste o que a tua ligação declara, começa por Códigos de isenção M01–M99.
Perguntas frequentes
Basta o cliente dizer que é empresa para não cobrar IVA?
Não. É preciso um NIF com prefixo do país e uma resposta 'válido' do VIES. Sem isso, a venda é tratada como venda a consumidor e leva IVA.
O VIES não respondeu. Emito na mesma?
Não. 'Serviço indisponível' não é 'válido' nem 'inválido'. O correto é segurar a emissão e repetir a validação: os serviços nacionais caem com frequência e voltam sozinhos.
O VIES serve para validar NIFs portugueses?
Não para este efeito. Uma empresa portuguesa a comprar a outra empresa portuguesa é operação interna, com IVA normal. Além disso muitos NIFs portugueses nem constam do VIES.
Que menção tem de ir na fatura?
'IVA — autoliquidação', e o NIF do comprador com prefixo tem de estar visível no documento. Uma fatura a 0 % sem essas duas coisas não se defende.
Além da fatura, tenho de declarar alguma coisa?
Tens: a declaração recapitulativa, com o NIF de cada cliente e o total por cliente no período, até ao dia 20 do mês seguinte.
Ficaste com dúvidas
Escreve a pergunta. Chega a uma pessoa, não a um formulário.