Viragem de Ano: Checklist das Séries de Faturação
O que preparar em dezembro para que a primeira venda de janeiro saia na série certa, com ATCUD válido, sem notas de crédito nos primeiros dias do ano.
Todos os anos acontece a mesma coisa, à mesma gente, na mesma semana: a primeira venda de janeiro sai numerada na série do ano anterior, ou sai sem ATCUD, e alguém passa o dia 2 a emitir notas de crédito.
É evitável em vinte minutos, em dezembro.
Quem precisa disto (e quem não precisa)
Só quem usa séries anuais — 2026FR, 2026A, e por aí. Quem usa série contínua (FR sem ano) comunicou uma vez e não tem de mexer em nada na viragem.
Se não sabes qual é o teu caso, olha para o identificador da última fatura que emitiste. Se tem o ano lá dentro, isto é contigo. A diferença entre as duas abordagens está em Séries de faturação.
A ordem certa
A série do ano novo prepara-se em dezembro. Em janeiro já é tarde para a primeira venda.Reparar que os três primeiros passos são todos em dezembro. O dia 1 de janeiro não é quando se começa: é quando já tem de estar feito.
A checklist
1. Listar os tipos de documento que vais emitir
Não é uma série, são várias. Uma loja típica emite pelo menos:
- FR ou FT — a venda.
- NC — devoluções e anulações.
- RC — recibos, se faturas a crédito.
Cada um precisa da sua série, comunicada, para o ano novo. A nota de crédito é a que mais vezes fica esquecida, porque em dezembro ninguém está a pensar em devoluções — e a primeira devolução de janeiro chega sempre.
2. Criar as séries no software
Com o nome que vais usar o ano inteiro e numeração inicial a 1. Passo a passo por software: InvoiceXpress, Moloni, Vendus.
Mantém a convenção do ano anterior. Trocar de 2026FR para FR2027 não parte nada, mas obriga a explicar a diferença a quem auditar.
3. Comunicar à AT e guardar o código de validação
Por webservice a partir do software, ou à mão no Portal das Finanças. Cada tipo de documento é uma comunicação separada e devolve o seu próprio código.
Guarda os códigos algures fora do software. No dia em que precisares de os confirmar, é mais rápido do que voltar ao Portal.
4. Apontar as integrações à série nova
O passo que falha mais, porque é o único que não está no software de faturação.
Se tens a loja ou os pagamentos ligados por uma integração, ela tem a série escrita na configuração. Criar a série nova no InvoiceXpress ou no Moloni não muda a integração: ela continua a mandar documentos para a série de 2026 até alguém lá ir mudar.
Sítios a verificar:
- A integração de cada origem de pagamento (loja, Stripe, reservas).
- Regras por etiqueta ou por tipo de cliente, se as usas — costumam ter série própria.
- Qualquer automação que emita documentos por fora.
5. Marcar a série nova como predefinida
E desativar a antiga, depois de o último documento do ano estar emitido. Não antes: uma série desativada a 30 de dezembro deixa-te sem forma de faturar a venda do dia 31.
6. Emitir um documento de teste em janeiro
O primeiro documento do ano, logo no dia 1 ou 2, e olhar para ele com atenção:
- Identificador com a série nova e número
1. - ATCUD presente, com o código de validação novo (não o do ano passado).
- QR Code presente.
Se alguma coisa estiver errada, ainda só há um documento para corrigir.
O caso das devoluções de dezembro
Uma venda de dezembro devolvida em janeiro credita-se numa nota de crédito de janeiro, na série nova de notas de crédito. A nota de crédito refere o documento original, que é de 2026, e isso está certo assim.
O que não se faz é abrir a série antiga em janeiro para "manter a coerência". A data manda.
Erros frequentes
- Criar a série e não a comunicar. Fica lá, bonita, e emite sem ATCUD.
- Comunicar só a série das faturas. A primeira devolução do ano falha.
- Esquecer a integração. O software está certo, as faturas continuam a sair na série velha.
- Desativar a série antiga cedo demais. Fica sem forma de faturar os últimos dias de dezembro.
- Deixar para 2 de janeiro. É feriado bancário em metade da Europa e a AT tem o mesmo trânsito que toda a gente.
Como o Rioko ajuda
O Rioko lê as séries diretamente da tua conta, por isso a série nova aparece no painel assim que a criares — não tens de a escrever à mão nem de acertar o identificador.
Antes da viragem, o painel avisa que a ligação continua apontada a uma série do ano anterior. E se uma venda de janeiro chegar com a ligação ainda apontada a uma série que já não serve, a emissão pára e avisa, em vez de numerar no sítio errado.
Perguntas frequentes
Quando devo criar a série do ano seguinte?
Em dezembro, antes da primeira venda de janeiro. Criar, comunicar à AT e apontar as integrações à série nova são os três passos, por essa ordem.
Uso série contínua. Tenho de fazer alguma coisa?
Não. Quem usa série sem ano comunicou uma vez e não mexe mais. Isto só se aplica a séries anuais.
Criei a série nova no software. A integração passa a usá-la?
Não. A série está escrita na configuração da integração e continua a apontar à do ano anterior até alguém a mudar. É o passo que mais falha.
Quando desativo a série do ano anterior?
Depois de emitido o último documento do ano, nunca antes. Uma série desativada a 30 de dezembro deixa-te sem forma de faturar o dia 31.
Uma venda de dezembro devolvida em janeiro credita-se em que série?
Na série de notas de crédito de janeiro. A nota de crédito refere o documento original do ano anterior, e isso está correto.
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