ATCUD: Como Criar Utilizador na Autoridade Tributária

Antes de qualquer software de faturação certificado poder emitir uma fatura com ATCUD válido, é preciso que a série tenha sido comunicada à Autoridade Tributária (AT) e que tenha recebido o respetivo código de validação. Esse processo é feito no Portal das Finanças, e o método mais limpo — sobretudo se trabalhas com contabilista externo ou com várias pessoas a gerir a faturação — é criar um subutilizador dedicado, com a operação WSE — Comunicação e Gestão de Séries por webservice e mais nada além do que precises.

Este guia mostra exatamente como o fazer.

Porque é que precisas de um subutilizador

A obrigatoriedade de incluir o ATCUD em todos os documentos fiscalmente relevantes nasce da Portaria n.º 195/2020, de 13 de agosto, que regulamenta o QR Code e o código único do documento. Em vigor desde 1 de janeiro de 2023, esta exigência implica que todas as séries de faturação têm de ser comunicadas previamente à AT — só depois é que o software certificado pode incluir o ATCUD nas faturas emitidas.

Criar um subutilizador específico tem três vantagens práticas:

• Separação de credenciais: o teu contabilista ou colaborador comunica séries sem aceder ao resto da informação fiscal da empresa.
• Rasto de auditoria: cada série fica associada ao subutilizador que a comunicou.
• Reset rápido: se o colaborador sair, revogas o subutilizador sem ter de trocar a senha principal da empresa no Portal das Finanças.

Importante: o subutilizador é criado pela empresa (NIF coletivo) e não substitui a senha do representante legal. É apenas uma conta delegada com permissões limitadas.

Passo 1 — Aceder ao Portal das Finanças

1. Abre www.portaldasfinancas.gov.pt.
2. Clica em Iniciar Sessão (canto superior direito).
3. Autentica-te com o NIF da empresa e a respetiva senha. Não uses o NIF pessoal do gerente — tem de ser o NIF coletivo, porque é à pessoa coletiva que pertence a obrigação de comunicar séries.

Passo 2 — Aceder à gestão de subutilizadores

Dentro da área da empresa:

1. Vai a Todos os Serviços (menu lateral) ou usa a barra de pesquisa no topo.
2. Procura por Gestão de Utilizadores (também surge como Subutilizadores em alguns ecrãs).
3. Entra em Gerir Utilizadores → Criar Utilizador.

A página apresenta a lista de subutilizadores existentes. Se for a primeira vez, está vazia.

Passo 3 — Criar o novo subutilizador

No formulário Criar Utilizador preenche:

| Campo | O que colocar | |---|---| | Nome | Nome legível (ex: Comunicação Séries, ou o nome próprio do colaborador) | | Endereço de e-mail | E-mail válido — a AT envia para aqui o subutilizador e a senha provisória | | Telefone | Opcional, mas recomendado para recuperação | | Operações autorizadas | Ver a tabela a seguir — no mínimo a WSE |

Que operações marcar

O formulário apresenta uma lista de operações com códigos. Três interessam a quem factura:

| Código | Descrição, como aparece no Portal | Quem precisa | |---|---|---| | WSE | Comunicação e Gestão de Séries por webservice | Toda a gente. É esta que autoriza as séries — sem ela o subutilizador fica criado sem acesso ao registo de séries | | WFA | Webservice de comunicação de dados de facturas | Quem comunica os dados das facturas à AT por webservice, em vez de submeter o SAF-T à mão | | WDT | Webservice de comunicação de documentos de transporte | Só quem emite guias de transporte |

A WSE é a mínima e a indispensável. As outras duas dependem do que o teu software faz por ti: a maior parte dos programas certificados comunica as facturas sozinho (WFA), e quem expede mercadoria com guia precisa da WDT.

Não marques o que não precisas, mas também não sejas avarento: acrescentar uma operação mais tarde obriga a voltar ao Portal, e a comunicação automática que falhava entretanto não se recupera sozinha.

Confirma e submete. O sistema gera automaticamente:

• Um Subutilizador no formato NIF/N (ex: 500123456/1), onde N é incremental por cada subutilizador criado.
• Uma senha provisória enviada para o e-mail indicado.

Guarda imediatamente o NIF/N. É essa a credencial que vais usar nos passos seguintes (não o NIF base da empresa).

O webservice fica configurado aqui, e só aqui. São as operações que marcaste neste formulário que autorizam a comunicação automática — a WSE para as séries, a WFA para as facturas, a WDT para as guias — e a credencial do webservice é este mesmo NIF/N com a senha deste subutilizador. Não há chave nenhuma para gerar depois, nem uma segunda senha à parte: o que mais tarde introduzes no InvoiceXpress, no Moloni ou no Vendus é exatamente este par.

É por isso que vale a pena criar o subutilizador mesmo que vás comunicar as séries à mão da primeira vez — no dia em que quiseres que o software comunique sozinho, já está tudo feito.

Passo 4 — Primeiro acesso e troca de senha

O subutilizador tem de fazer login uma vez antes de poder operar:

1. Sai da sessão atual (estás autenticado como empresa).
2. Volta a Iniciar Sessão mas agora introduz o Subutilizador (NIF/N) e a senha provisória recebida por e-mail.
3. O Portal das Finanças força a definição de uma nova senha definitiva. Define-a e guarda-a em sítio seguro (gestor de passwords).

Passo 5 — Comunicar a primeira série

Já autenticado como subutilizador, podes finalmente comunicar a série:

Todos os Serviços → Faturas e Outros Documentos Fiscais
                  → Comunicar Séries Documentais
                  → Registar Série

Preenche:

• Tipo de documento: FT, FS, FR, NC, ND, GT...
• Identificador da série: o nome exatamente igual ao que vais usar no teu software (ex: 2026FR).
• Numeração sequencial inicial: normalmente 1.
• Data de início prevista.
• Meio de processamento: Programa informático de faturação + o número de certificação do software (cada software tem o seu — InvoiceXpress 192, Moloni 2860, Vendus 2230). Consulta sempre o painel do teu software em Sobre ou no rodapé de qualquer documento já emitido para confirmar.

Submete. A AT devolve um código de validação de 8 caracteres alfanuméricos (ex: CSDF7T5H). Esse é o teu código ATCUD para aquela série — é o que vais introduzir no software de faturação.

Passo 6 — Cuidados de manutenção

• Uma série, um código. Cada par tipo de documento + identificador recebe um código próprio. Se tens FT e FR, são duas comunicações distintas.
• Não reutilizes identificadores entre anos sem comunicar série nova. Se queres 2026FR, comunica-a; o 2025FR fica fechado.
• A senha do subutilizador caduca. O Portal das Finanças força renovação periódica. Define lembrete no calendário.
• Revogação: se o colaborador sair, vai a Gestão de Utilizadores e remove ou desativa o subutilizador. As séries que ele comunicou continuam válidas.

Como o Rioko ajuda

O Rioko não precisa das credenciais do subutilizador AT diretamente — essa parte fica sempre no Portal das Finanças, sob teu controlo. O que o Rioko faz é usar as séries que já comunicaste e cujo código ATCUD já está configurado no teu InvoiceXpress, Moloni ou Vendus. Quando ligas a tua loja Shopify ou conta Stripe, escolhes no painel a série a usar por defeito e o Rioko valida que o ATCUD está presente antes de qualquer fatura ser emitida. Se quiseres aprofundar o conceito de série, lê também Séries de faturação: o que são e como comunicar à AT.

Configurar séries no Rioko →